Uspešna komunikacija podrazumeva process u kojem je važno prepoznati prvo: KO šalje poruku, ŠTA je njen sadžaj i smisao i možda najvažnije, da li je primljena i potvrđena povratna informacija o tome KAKO je poruka shvaćena. Ukoliko je bilo koji odgovor na postavljena pitanja negativan proces komunikacije je po svoj prilici neefikasan. Posledice takve situacije su niska efikasnost, štete, odloženi poslovi, nezadovoljstvo potrošača, gubitak časti i veoma često gubitak poslova, i u najgorim slučajevima i bankrotstvo kompanija.
U nedavno sprovedenom međunarodnom istraživanju 70 odsto malih i srednjih firmi potvrdilo da je njihov osnovni problem neefikasna komunikacija. Utvrđeno je da preduzeća sa oko 100 zaposlenih sedmično potroše u proseku oko 17 časova na tumačenju onoga što bi trebalo da bude prava komunikacija. Na godišnjem nivou direktan trošak takve prakse iznosi oko pola miliona dolara. Videti, opširnije web sajt, www.360solutions.com.
Da biste izbegli troškove, nerviranja, konfliktne situacije nudimo Vam listu od 10 saveta koji Vam mogu pomoći da unapredite postojeću praksu u Vašem preduzeću i jednovremeno, da proverite sebe i Vašu veštinu komuniciranja. Videti opširnije, tekst o komunikaciji u časopisu Edge, Instituta za lidersvo i menadžment u Londonu, novembar 2009, strana 25.
Pokušajte, proverite, promenite sebe i praksu rada …
Da biste eliminisali greške i propuste u procesu komunikacije pokušajte da primente sledeća esencijalne principe efikasne i efektivne komunikacije.
Pravilo 1 – pokušajte da razvite i utvrdite osećaj za najefikasniji i najprihvatljiviji model ili način komuniciranja, tj. tip ili model komunikacije. Ono što je za Vas najbolje, najlakše i najprihvatljivije, možda, za druge je neprihvatljivo, teško i nedostupno. Dakle, Vaš način komunikacije možda nije najbolji za one s kojim radite. Proverite, upitajte i učinite napor da utvrdite šta je najprihvatljivije za sve ili, učinite fer i pošten ustupak i kompromis.
Pravilo 2 – Pokušajte da vidite stvari i okolnosti na način na koji ga vide oni s kojim komunicirate. Ono što je za Vas normalno, jednostavno i sasvim razumljiva za druge je možda nepoznanica, nemoguće i neprihvatljivo, ili jednostvno nedostupno da se e-mial proveri i pogleda u kasnim večernjim satima jer jednostavno zaposleni nema komjuter ili internet vezu.
Pravilo 3 – Izaberite najbolji metod komunikacije, tako na primer, ukoliko treba da saopštite lošu vest ili da date negativan odgovor, izaberite metod direktne i otvorene komunikacije, tj. direktan i otvoren razgovor – licem u lice.
Pravilo 4 – U direktnom razgovoru ‘face to face’ pokušajte pažljivo da slušate i obratite pažnju na neverbalnu komunikaciju i govor tela. Pokušajte da shvatite i razumete osobu s kojom razgovarate koristeći ono što se naziva veštinom emocionalne inteligencije.
Pravilo 5 – Pitajte precizna i otvorena pitanja da proverite da li sagovornik razume, poput, pre nego što pređemo na sledeću stvar da li …, ili, da li ti misliš da to možeš i umeš da …ili, kako ti misliš i vidiš da će te to afektirati tebe i tvoje sadšnje poslove?
Pravilo 6 – Razvijajte i ohrabrujte dijalog, razgovor i interaktivnu komunikaciju , što znači osim direktnih i otvorenih razgovora, koristite i e-mail, intranet, memo, poruke i ,…
Pravilo 7 – Budite konzistentni i nemojete da dajete ili šaljete konfuzne, oprečne i nepotpune informacije ili poruke.
Pravilo 8 – Pojasnite i sumirajte direktan razgovor, koji ste imali, ili zaključke sa satsanka s novom pismenom porukom ili e-mailom u kojem ćete ponovo istaći osnovne i ključne poruke, i tražite potvrdu i saglasnost oko njihovog izvršenja.
Pravilo 9 – Potvrdi i pojasni i ponovo objasni svoj stav ili poruku i na drugi način, koristeći drugi mehanizam, poput bloga, ponovnog e-maila, pismene poruke, pisanih zaključaka na oglasnoj tabli sve radi slanja nove poruke da bi svi kojim je poruka namenjena shvatili ozboljnost i cilj poruke.
Pravilo 10 Budite transpaentni, otvoreni i pošteni u procesu komunikacije. Nemoj da govorite samo – šta treba da se uradi nego pokušajte da nađete i ponudite odgovore i zašto.
Praksa rada i ponašanja u radnim i profesionalnim odnosima u Velikoj Britaniji je mnogo razvijenija, efikasnija i bolja nega na prostorima sadšnjih tranzitnih ekonomija i društava. Pored toga procesi komunikacije se analiziraju i konstantno unapređuju. Taj process poboljšanja komunikacije kod nas je i hitan i prioritetan posao. Radi toga, navedeni principi su samo jedan mali i mogući način razvijanja poverenja i prakse u kojim medjusobno uvažavanje, precizna i jasna komunikacija unapređuje odnose i podižu efikasnost rada.
Profesor Dr Miodrag IVANOVIC,
Leave a Reply