Ocenjivanje zaposlenih (Appraisal scheme) u zdravstvenim ustanovama

Appraisal ili sistemi ocjenjivanja je proces koji se obavlja jednom ili dvaput godišnje. To je proces u kojem se razgovara, podržava i motiviše i meri učinak zaposlenih u odnosu na prethodno dogovorene ciljeve. U toj aktivnosti, definišu se budući ciljevi i posebno, daju se smernice i definišu se budući ciljevi, prioriteti organizacije, s jedne, te rast, razvoja i ciljevi obrazovanja (treninga), s druge strane. Proces je veoma važan za zaposlenog i posebno za menadžera jer im pomažu da razgovaraju, ocene zaposlenog, identifikuju i dostignuća i nedostatke u radu i posebno da ocene šta mogu da očekuju u budućem radu.

Prednosti praćenja i ocenjivanja zaposlenih:

1. Razvoj i pomoć u profesionanpom i ličnom razvoja
2. Praćenje, definisanje i optimizacija ličnih performansi
3. Uključivanje, motivisanje, podsticaj i angažovanje zaposlenih
4. Definisanje potreba razvoja i definisanje ciljeva treninga
5. Proveravanje  i utvrđivanje ambicije i očekivanja
6. Prilika za otvoren razgovor i razvoja poverenju
7. Definiše, procenjuje i zajednički utvrđuju ciljeve ličnog razvoja
8. Prilika za da se tekući rad i rezultati podrže faktima, činjenicama i dokazima
9. Definisanje oblasti za poboljšanja i unapređenja
10. Jačanje timskog duha, poverenja i doprinosa radu institucije
11. Okrenutost na prioritet rada, obaveza i dužnosti (opis posla, obaveze i razvoja ličnosti
12. Reafirmišu se prioriteti, vrednosti, tekući zadaaci, lična i profesionalna očekivanja.

Izvor: 5 Key Objectives of Effective Performance Appraisal, available at https://www.profit.co/blog/performance-management/5-key-objectives-of-effective-performance-appraisal/ [Accessed, 15 January 2024 ]

 

I. Rezime i osnovni zaključci o razgovoru, ocenjivanju i budućim ciljevima:

• Tok i rezime razgovora: tok razgovora, ton, zadovoljstvo, rezultati i evidentni dokazi, •  Osnovne teme i pitanja koja su od bitnog značaja za budući razvoja na ličnom i profesionalnom planu, •  Koristan dokument za ocenu  razgovore koji će biti vođeni ledeće godine, i • Procedure, postupak, dokazi i zadovoljstvo.

II. Smernice za praćenje, buduće razgovore, eventualnu pomoc i podršku:

Jednostavni  zaključci i detalji za sve buduće razgovore i podršku, odnosno procena kako i na koji nacin obezbediti adekvatne uslove za rast i razvoja, uz precizne detalje i sugestije za pomoc, podršku, razvoja i trening.

III. Logična veza između ocena i preporuka za izradu Individualnog plana razvoja:

Krajnji i važan cilj je izrada Individualnog plana razvoja koji bi trebao da uvaži ishode razgovora, želje zaposlenog, prioritete tima, odelenja i ustanove. Veza između prošlog i budućeg plana. Balans između kratkog, srednjeg i dugod cilja. SMART ciljevi i usklađenost s vizijom i misijom ustanove. Balans između obaveza, tekućih poslova i Individualnog plana razvoja.

Dnevnik (record, opis)  učenja

Dnevnik učenja treba da sadrži dovoljno detalja da se razume šta je bio sadrzaj i aktivnosti prethodno definisanih  ciljeva učenja, sa nekim kratkim osvrtom na efiksanot i efektivnost treninga i obrazovanja, podjednako,  za organizaciju i zaposlenog. Identifikujete i merite dobre i razvojne primere, loša i neadekvatna iskustva (trening, trošak, korist, kvalitet, implementaciju naučenog), uz precizne predloge kako i na koji način da se poboljša  proces učenja, trening, koje znanje, veštine i osobine profesionalnog razvoja, menadžerskog i liderskog razvoja.  SMART pristup i evidentni dokazi su obavezujući. Sertifikati, dužina treninga, bodovi i ocena uspešnosti mora biti registrovana u personalnoj bazi podataka u HRM departmentu.

Nivo detalja

Opis u okviru svake oblasti i opšti zajključak (rezime)  treba da budu dovoljno detaljani, da pruži relevantne i validne dokaze, posebno da pokaže da je trening, obrazovanje i ulaganje  relevantno za zaposlenog. Malo je verovatno da će taj pristup biti postignuto s nekoliko rečenica. Veoma je vazno da budete precizni, konkretni  u svakoj od oblasti o kojim razgovarate. Sadržaj i nivo detalja zavisi od posla, pozicije, visine troškova i strateško-operativne važnosti posla i kvalifikacije. U dokumentu su date opšte smernice, koje treba striktno poštovati.

Izgled i stil zaključaka (rezimea)

Različiti stilski, narativni pristupi i objašnjenja su prihvatljivi. Treba biti objektivan  i analitičan. Tekst pišete u trećem licu. Zaključci, stavovi i ocene treba da budu u SMART pristupu. Izbegavajte opšte, opisne i generalne observacije.  Koristite podnaslove, nabrajanja, reference da bi zaključak (rezime) bio lakši za čitanje i razumevanju.

Pravopisne greške i gramatičke greške treba izbegavati korišćenjem provere pravopisa gde je to god moguće.

 

Kriterijumi i područja ocenjivanja	Uputstva i popunjavanje forme	Beleške i primedbe
Generalna, opšta i zaključna ocena (General Summary)	Sadržaj, kontekst i opis rada zaposlenog vezanog za njegovo radno mesto (vrsta i obim posla, aktivnosti, zaduženja, okruženje).  Može da se definiše  brojem odrađenih sati/pregledao, broja pacijenata,  lična zaduženja, menadžerske obaveze, veze izvan ustanove, naučni rad i druga angažovanja. Zaključna ocena treba da bude konkretna, precizna i vezana za vrednosni sistem ustanove, posebno opšteprihvaćene principe ocene zaposlenih (KPI). Obavezno, navesti najvažnije uspehe  dostignuća, izazove i probleme.  Navesti pozitivne karakteristike i rezultat ocene po Likertovoj skali merenja koji su zasnovani na sistemu vrednosti ustanove. Uneti “ukupan zbir poena”, dobijenih po Likertovoj skali, kod merenja Ličnih doprinosa u ostvarivanju prihvaćenih vrednosti, etičkih i  moralnih standarda ustanove.	Smart pristup, preciznost, korišćenje KPI indikatora i definisanih vrednosti ustanove veoma su važni
1. Znanje, veštine, učinci i performanse Održavanje profesionalnih standrda	Dokaz o profesionalnom i ličnom portfoliu koji se sastoji iz  rezultata profesinalne prakse, ličnog razvoja i rada u timu, odelenjima i ustanovi. Ocena ostvarenih ciljeva razvoja iz prošlogodišnjeg plana razvoja. Analiza, evaluacija i impakt završenih i kompletiranih ciljeva razvoja. Ocena i zadovoljstvo s profesionalnim, menadžerskim i naučno-istraživačkim polsovima i aktivnostima. Oblasti za dalje razvoja i usavršavanje.	SMART pristup, KPI,  evidentni dokazi za učinke i merljivi  profesionlani standrdi.
2.   Primena znanja i iskustava u praksi Vođenje, čuvanje i  unapređenje rekorda, evidencija i dokumenta o radu, posebno s pacijentima	Primeri primene znanja (operacije, dijagnostika, nove procedure) u i van ustanove. Rad u zajednici i integralnom procesu pružanja zdravtsvenih usluga. Primena i revizije standrada kvaliteta. Konkretan primer primene učenja u praksi.   Sadržaj, ocene, pregled vođenja evidencije ako je relevantno (ponekad može proizaći iz pritužbi, značajnih događaja, povratnih informacija kolega).	Ocene, žalbe, pohvale, kritike i kontrole (interna i eksterna), zapisnici sa Kolegijuma. Dokumenti, dosijei, otpusnice i evidencija.
3. Bezbednost, sigurnost i kvalitet usluga Praksa i sistema za zaštitu i bezbednost pacijenata i poboljšanje nege. Reagovanje na rizike, zaštita i briga za osoblja i pacijenata	Kratak i efektan opis svih značajnih događaja o kojima se razgovaralo, uključujući dobra i pozitivna rešenja, probleme i prouste. Inicijative i preduzete aktivnosti. Izjave o sistemima zaštite u okviru radnog okruženja (deca, pacijenti, ugroženi odrasli) i svaka relevantna obuka koja je završena. Rezime svih značajnih događaja o kojima se razgovaralo, uključujući unapređenje prakse i preduzete akcije. Stavovi, mišljenje i inicijative koji su izneti na satancima kolegijuma, tima ili službe na kojima se razgovaralo o   kvalitetu i bezbednosti pacijenata. Eventualna upozorenja o uređajima, internoj praksi, incidentima ili identifikovanim rizicima. Da li postoje zdravstveni problemi, kako utiču ili deluju, (ako postoje) i koja su ograničenja. Stav o ravnoteži između posla i života, praksa i sistem vrednosti koji utiče na zdravlja i zadovoljstvo zaposlenih.	Ocene, pritužbe, kontrole i zapisnici sa kolegijuma.   Praksa, dokumenta i pravilnici. Stav i lično mišljenje.
4.  Komunikacija, partnerstvo i timski rad Efektna i efiksana komunikacija Odnosi, relacije i rad sa kolegama Uspostavljanje,  održavanje i kvaliete odnosa sa pacijentima	Stav i mišljenje o veštinama komunikacije, partnerstva i timskog rada koristeći, gde je moguće, objektivne dokaze,  povratne informacije pacijenata, formalne i neformalne). Lični stav i razmišljanje o komunikacijskim veštinama – slabosti i oblasti koje treba unaprediti i poboljšati. Primeri dobre prakse s pozitivnim rezultatima i koristima. Stav i mišljenje  o komunikaciji i različitim ulogama, efikasnost postojeceg sistema komunikacije i moguća unapređenja. Stav i mišljenje o radu sa kolegama, koristeći, gde je moguće, objektivne dokaze (povratne informacije kolega,  formalne i neformalne. Lično razmišljanje o komunikaciji sa kolegama, sopstveni timom i timovima s drugih odelenja, uključujući nedostatke i oblasti koje treba poboljšati. Zaključak o povratnim informacijama pacijenata,  formalnim i neformalnim (uključujući komplimente), koji su  primljen tokom godine, kao i licni stav i mišljenje. Primeri učešća zaposlenog (lekara)  radi  poboljšanja pristupa pacijentima. Na primer, akcije sprovedene kao rezultat ankete pacijenata,  zaključaka poslovodnog tima,  administracije za rezervacije, zaključaka tima za unapređenje kvaliteta i slično. Stav, mišljenje i zadovoljstvo o partnerstvu i timskom radu u okviru drugih timova, opisom i sadržajem posla posla saradnje, partnerstva i razmene podataka.	Povratne informacije, mišljenje kolega, zaključci i preporuke, kontrole i rezultati.
5.  Doprinos i održavanje (izgradnja) poverenja Korektan tretman i odnos prema pacijentima i kolegama Moralan i etički kodeks poštenjea,  čast, čestitost i integritet	Stav i mišljenje o svim formalnim  i neformalnim pritužbama, primedbama i konfilktnim situacijama u kojima je zaposleni (lekar) bio lično uključen: preduzete akcije i razmišljanja. Sažetak i analiza o korektnom, profesionalnom odnosu prema pacijentima i kolegama, poštovanje rodne ravnopravnosti, jednaksoti i tolerantnog ponašanja. Ocena uključenosti u timski rad, saradnja i kooperacija u okviru svog i saradnja s drugim timovima.  Odnos i saradnja s pacijentima i drugim zainteresovanim stranama. Učešće u istraživanjima, spremnost na pomoc i mentorstvo drugih. Sažetak, ocena i implementacija moralnioh i etičkih standarda. Ocena, samoocena i refleksija u odnosu na poštenje, čast i integritet. Posebno obratite pažnju na konfliktne sitaucije, žalbe, pritužbe, stav i mišljenje kolega.	Ako ne postoje žalbe i pritužbe samo potvrditi eksplicitno kao stav. Povratne informacije i knjiga utisaka.

 

Lični doprinos ostvarivanju prihvaćenih vrednosti, etičkih i  moralnih standarda ustanove

KRITERIJUMI	Ocena (1-10)
1. Posvećenost pacijentu	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
2. Odgovornost prema zajednici	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
3. Timski duh i uzajamno poštovanje	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
4. Stručnost, savesnost i požrtvovanost	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
5. Spremnost za usvajanje i primenu novih znanje	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
6. Poštovanje stručnih i profesionalnih kodeksa	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
7. Profesionalnost, proaktivnost i inovacije	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
8. Prepoznavanje i nagrađivanje natprosečnih rezultata rada	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
9. Unapređenja i rukovođenje promenama	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
10. Povratne ocene pacijenata, kolega i timova	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Prosečna ocena zaposlenog: __________

Prosečna ocena menadđera ili osobe koja ocenjuje zaposlenog: __________

Konačana i usaglašena ocena: __________

 

Analiza i evaluacija ocena, posebno razlika u ocenjivanju. Komentari i predlozi za usavršavanje:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

PRILOG 1: Kriterijumi, veštine i karakteristike zaposlenih za unpaređenje privantog i javnog zdravstva

A. Dodatni kriterijumi, veštine i uloge za unapređenje zdravstvenog sistema

1. Digitalna pismenost – sposobnost efikasnog korišćenja tehnologija, digitalnih alata, računara, mobilnih uređaja, softvera i društvenih mreža.
2. Kritičko razmišljanje – sposobnost da se analiziraju i preispituju informacije iz različitih izvora, uključujući medije, i da se donose racionalni zaključci.
3. Komunikacija – sposobnost da se efikasno komunicira sa drugima, kako u pismenom, tako i u usmenom obliku, koristeći različite medije i načine komunikacije.
4. Timski rad – sposobnost da se efikasno radi u timovima, sa različitim ljudima i kulturama, i da se doprinosi zajedničkom cilju.
5. Kreativnost – sposobnost da se razmišlja van okvira i da se stvaraju nove ideje i rešenja.
6. Empatija – sposobnost da se razumeju i poštuju tuđa osećanja i potrebe, kao i da se stvaraju empatički odnosi sa drugima.
7. Fleksibilnost – sposobnost da se prilagođava promenama, novim situacijama i izazovima, i da se brzo menja pristup i strategija.
8. Samostalnost – sposobnost da se preuzima odgovornost i inicijativa, da se samostalno donose odluke i da se preuzima kontrola nad svojim životom i karijerom.

B. Professionalism, flexibility, communication, and responsibility

1. Provide patient-centred care—identity, respect, and care about patients’ differences, values, preferences, and expressed needs; relieve pain and suffering; coordinate continuous care; listen to, clearly inform, communicate with, and educate patients; share decision-making and management; and continuously advocate disease prevention, wellness, and promotion of healthy lifestyles, including a focus on population health.
2. Work in interdisciplinary teams—cooperate, collaborate, communicate, and integrate care in teams to ensure continuous and reliable care.
3. Employ evidence-based practice—integrate the best research with clinical expertise and patient values for optimum care and participate in learning and research activities to the extent feasible.
4. Apply quality improvement—identify errors and hazards in care; understand and implement basic safety design principles, such as standardisation and simplification; continually understand and measure the quality of care in terms of structure, process, and outcomes with patient and community needs; design and test interventions to change processes and systems of care, to improve quality.
5. Utilise informatics—communicate, manage knowledge, mitigate error, and support decision-making using information technology.

Source: The Core Competencies Needed for Health Care Professionals, available at https://www.ncbi.nlm.nih.gov/books/NBK221519/ [Accessed, 15 January 2024]

C. Private and public purchasers, healthcare organisations, clinicians, and patients should work together to redesign     healthcare processes by the following rules:

1. Care is based on continuous healing relationships.
2. Care is customised according to patient needs and values.
3. The patient is the source of control.
4. Knowledge is shared, and information flows freely.
5. Decision-making is evidence-based.
6. Safety is a system property.
7. Transparency is necessary.
8. Needs are anticipated.
9. Waste is continuously decreased.
10. Cooperation among clinicians is a priority.

Source: Crossing the Quality Chasm: A New Health System for the 21st Century, Formulating New Rules to Redesign and Improve Care, available at https://www.ncbi.nlm.nih.gov/books/NBK222277/ [Accessed, 15 January 2024]

1. Interpersonal Skills for Health Care Management

1. Empathy
2. Communication skill
3. Teamwork

Personal Skills for Health Care Workers

1. Work ethic
2. Stress management
3. Positive attitude
4. Flexibility
5. Time management
6. Confidence
7. Receptive attitude

Source: Top 10 Soft Skills Needed in Health Care, available at https://carrington.edu/blog/top-10-soft-skills-needed-health-care/ [Accessed, 15 January 2024]

 Zaključak

Ocenjivanje zaposlenih se radi najmanje jednom godišnje. U dobro organizovanim ustanovama ocenjivanje se radi, najmanje dva puta godisnje. Ocenjivanje obavlja menadžer koji je direktno nadležan i prvi  rukovodilac. Tokom unapred i zakazanog susreta obavlja se razgovor na osnovu kojeg se popunjava Obrazac za ocenjivanje zaposlenih. Taj proces je najvažniji u pracenju, razvoju i vođenju zaposlenog. Na osnovu tog dokumenta pravi se i obavezni Individualni plan razvoja za svakog zaposlenog. Na osnovu individualnih planova razvoja pravi se Plan razvoja i usavršavanja zaposlenih ustanove ili institucije.

Ocenjivanje zaposlenih ili appraisal scheme je osnovni i najvažniji dokument u razvoju, usavršavanju i motivaciji zaposlenih za postizanje vrhunskih rezultata u bilo kojoj oblasti delovanja.

Profesor Dr Miodrag S. IVANOVIC