Organizacija preduzeća – provera i reorganizacija

Pitanju organizovanja ili organizacione structure kao osnovnog faktora uspešnog poslovanja se malo poklanja pažnje, posebno kod malih i srednjih preduzeća. To je osnovni razlog i tema današnjeg bloga i želja,  da prosto skrenemo pažnju,  na osnovne probleme i razloge da se pitanju organizovanja mora pokloniti trud, vreme i sistemski pristup. Odnosno, nudimo Vamšest ključnih pitanja na koje menadžeri treba da odgovore u procesu dizajniranja organizacione strukture preduzeća.

S druge strane, najčešća pitanja koja se postavljaju  u vremenima krize jesu ona koja se odnose na smanjene poslove, umanjenu prodaju, kako maksimizirati uštede, kako i na koji način smanjiti troškove, kako racionalnije poslovati i kako obezbediti efikasniju i efektivniju upotrebu postojeće radne snage, kao platiti prispela plaćanja, odnosno kako poslovati bez gubitaka. U suštini, sva pitanja se odnose na tzv. poslove organizovanja kao aktivnosti menadzmenta da obezbedi skladno povezivanje ljudi koji pribavljaju, rasporedjuju i koreste sredstva za rad i matrijal radi  uspesnog poslovanja preduzeca.

Sta je i kako se definiše organizaciona struktura? Organizaciona struktura se može najlakše objasniti odgovorom na pitanje: Kako se radni zadaci ili poslovi koji su vezani za pojedina radna mesta formalno podeljeni, grupisani, i kordinirani? Da bi se ti poslovi efikasno uredili i organizovali menadžeri ili poslodavci treba da odgovre na šest pitanja, koja se odnose na:

1.      Specijalizaciju poslova,

2.      Departmentalizacija (organizovanje i grupisanje poslova po departmanima)

3.      Linija kontrole,

4.      Obim i nivo kontrole (Span of control)

5.      Centralizacija ili Decentralizacija, i

6.      Formalizacija

Sledeće važno pitanje ili princip jeste da svaki zaposleni mora da bude linijski, i (ili) hijerahisjki i (ili) matrično povezan, tj. da zna četiri osnovne veze,  na osnovu kojih može da odredi: (1) Ko mu je šef i kome odgovara; (2) Koji zaposleni rade na istoj liniji poslovanja i s kojim može da se poredi; (3) Za koga je on odgovoran i da li rukovodi ili upravlja ljudima, i (4) da li ima relacija, veza i obaveza po osnovu radnih poslova i zadataka izvan radne organizacije. Važno je da se razume, da apsolutno svaki zaposleni mora da zna te četiri osnovne relacije, i da može da pokaže prstom gde je njegovo mesto u organizacionoj šemi preduzeće, bez obzira da li preduzeće ima 10, 120,  ili 10 000 zaposlenih.

Osnovni elementi organizovanja, preispitivanja i provere

1. Specijalizacija poslova može se opisati kao stepen u kojem su poslovni zadaci ili radne obaveze (tasks) u pojedinoj organizaciji podeljeni u odvojene ili specijalizovane poslove. Specijalizovanje znanje,  veština i moć koje zaposleni poseduju i koji su vezane za pojedini posao ili aktivnost pokazali su da se ti poslovi obavljaju efikasnije tj, uz veću produktivnost rada i smanjene troškove. Relacija između produktivnosti i specijalizacije pokazuju da što je veća specijalizacija veća je i produktivnost rada i obrnuto. Međutim, treba imati u vidu da je fleksibilnost, odnosno sposobnost zaposlenih da obavljaju više zadataka i poslova posebno važna u vremenima krize ili smanjene prodaje jer omogućuje fleksibilnije reagovanje kompanije u datim uslovima.

Da bi ste identifikovali i odgovorili na pitanje – kako ste i na koji način rešili oblast ili zahtev za specijalizacijom ključno pitanje koje treba da postavite jeste: U kojem stepenu su posebni zadaci i poslovi podeljeni (organizovani) u posebne poslove ?

2. Departmentalizacija je osnovni kriterijum kojim se objašnjava kako su poslovi podeljeni, grupisani ili organizovani na nivou preduzeća. Jedan od najčešćih kriterijuma jeste organizovanje poslova po osnovnim menadžemnt funkcijama, kao što su, Finansije, Proizvodnja, Mmarketing, HRM, R&D, IT, itd. Drugi kriterijum organizovanja jeste kriterijum različitih tipova proizvoda ili servisa koje kompanija pruža. Sledeći kriterijum jeste teritorija, odnosno obalst ili region proizvodnje, prodaje ili poslovnja. I na kraju, mogući kriterijum za organizovanje jeste različit tip potrošača.

Da bi ste identifikovali i odgovorili na pitanje – kako ste i na koji način organizovali ili podelili pojedine poslove ključno pitanje koje treba da postavite jeste: Na kojim osnovama ili principima su poslovi grupisani ili organizovani zajedno?

3. Linija kontrole (chain of comand) može se objasniti kao neprekidna linija autoriteta i kontrole – radne ili funkcionalne veze, koje se protežu od vrha organizacije (top menadžmenta) do najnižeg nivoa organizovanja kojim se kristalno jasno definišu osnovna pitanja nadležnosti, odnosno – Ko odgovara kome? Znači, svaki zaposleni mora da zna kome da se obrati, ukoliko postavi sledeća pitanja: Kome da se obratim ukoliko imam probelem, i kome ja odgovaram i kome polažem račune za svoj rad?  Uspostavljenje i organizovanje radnih i funkcionalnih veza, odnsono linije autoriteta, veoma je važno da se shavti pojam autoriteta. Autoritet je pravo koje se stiče po osnovu menadžerske pozicije, koja im daje pravo da izdaje radne naloge i naređenja i da očekuje da zaposleni, koji su mu odgovorni,  to poštuju bez pogovora i pitanja. Sledeći princip jeste tzv. jedinstvenost nadležnih linija ili komandnih linija (unity of comand) po kojoj je važno da se razume da zaposleni treba da ima samo jedno lice kojem je direktno odgovorno.

Da bi ste identifikovali i odgovorili na pitanje – kako ste i na koji način organizovali linije nadležnosti i kontrole, ključno pitanje koje treba da postavite jeste: Kome radnik ili grupa odgovara i podnosi izveštaj?

4. Obim i nivo kontrole (Span of control) je veoma važno pitanje jer u suštini određuje broj nivoa organizovanja i broj menadžerskih pozicija. Jedostavno, obim kontrole pokazuje broj zaposlenih kojim mendžer može uspešno da rukovodi. Optimalan obim kontrole zavisi od sektora delovanja, proizvodnje, tipa proizvoda i usluga, kulture ponašanja, i posebno od ljudskih i liderskih karakteristika vlasnika ili menadžera. Teško je dati optimalan broj zaposlenih koji se može kontrolisati, ali se primećuje tendencija da se taj broj povećava na 10 do 12 zaposlenih. Obim kontrole određuje i oblik organizovanja, odnosno, da li će preduzeće da prihvati ravnu (flat) ili hijerarhijsku (tall) organizacioinu strukturu. Obično, ravne strukture imaju veći broj zaposlenih koji je kontrolisan od strane jednog menadžera, dok hijerarhijske strukture imaju sužene ili smanjeni broj zaposlenih koji se kontroliše od strane menadžera.

Da bi ste identifikovali i odgovorili na pitanje – kako ste i na koji način obim i nivo kontrole, ključno pitanje koje treba da postavite jeste: Koliko radnika menadžer može da upravlja i organizuje na efikasan i efektivan način?

5. Centralizacija ili Decentralizacija rešava pitanja mesta i nivoa na kojem se donose glavne odluke i u u kojoj meri se pojedini poslovi mogu delegirati i vezati za niže organizacione nivoe. Centralizacija znači u kojem stepenu su poslovi odlučivanja, odnosno donošenje odluka koncentrisani u rukama jedne osobe i na jednom mestu. Decentralizacija je suprotan proces i pokazuje koliko je proced donošenja odluka delegiran i premešten na niže nivoe odlučivanja ili na zaposlene koji obavljaju tzv. operativne poslove.

Da bi ste identifikovali i odgovorili na pitanje – kako ste i na koji način centralizovali ili decntralizovali proces donošenja odluka, ključno pitanje koje treba da postavite jeste: Gde i koje se odluke doneose i na kom nivou?

6. Formalizacija obično definiše pitanje u kojoj meri su poslovi standardizovani, propisani i striktno određeni. U formalizovanim organizacijama zaposleni tačno znaju šta, kako i kad treba nešto da urade. Manevarski prostor je sužen i ograničen i zaposleni moraju poštovati propisane i standardizovane procedure, norme i propise ponašanja. Suprotno od toga je nizak nivo formalizacije u kojoj zaposleni imaju visok stepen autonomije i slobode u obavljanju radnih poslova i zadataka.

Da bi ste identifikovali i odgovorili na pitanje – kako ste i na koji način formalizovali poslove i ponašanje zaposlenih, ključno pitanje koje treba da postavite jeste: U kojem stepenu postoje pravila i principi ponašanja za zaposlene i menadžere?

Analiza i identifikovanje odgovara na šest ključnih pitanja kako i na koji način je organizovano vaše preduzeće ili ustanova bilo da poslujete u javnom ili privatnom sektoru pružiće Vam ubedljive odgovore stanje Vaše organizacije. Jednovremeno, odgovori na ključna pitanja, potražiće i odgovore i na ostala pitanje i dileme efikasnog organizovanja, poput izbora modela ili dizajna organizacione strukture, kulture ponašanja, identifikacije, motivacije i ponašanja zaposlenih, i same suštine cilja, svrhe postojanja i sam estrategije i modela poslovanja.

Uživajte i pre nego što počnete, osim mudrosti, trebaće Vam stpljenja, i suočavanja sa samim sobom – poznajete li sebe, šta želite i šta su Vam prioriteti?

Profesor Dr Miodrag IVANOVIC, Direktor Merituma i direktor akademskih programa